本书的副标题为:为什么领导没时间,下属没事做?
看完有几点感受:
- 知道和理解是有本质区别的,这也是为什么:”知道很多道理,还是过不好这一生!~”
- 知识可以学习,智慧只能靠个人亲身体验来感悟到。
- 这本书站在管理者的角度讲解如何让“猴子”在正确的人的背上,还讲解了为什么做以及怎么去做。实际上,作为一个一线执行者也有很多的参考价值与学习意义,帮助理解如何更好的与TL协作,不要把“猴子”往TL处抛。
- 很多东西,光靠别人告知怎么怎么样才是对的是不行的。只有自己抱着问题去理解了,才有可能后续在下意识里尽量去做到。
推荐序一 责任是一只“猴子”
无论中西方,企业中都不断上演着这样的故事,在遇到困难或问题时,员工总会寻找各种理由来证明不是自己的问题,然后将责任推到其他人或事上。道理也不复杂,那就是人的本性中始终都在重复的一个永恒的主题:规避风险。
比如,当下属向你请示的时候,如果你的回答是“我想一想,一会儿再告诉你”,那么半小时后,你会发现这个下属就站在你的门口,敲你的门问:“领导,这个问题您考虑得怎么样了?”本来这个问题是需要他解决的,你应该去检查他完成得如何,可现在变成了什么呢?现在是他来问你考虑得怎么样了,是他在检查你!于是,猴子就跳到你的身上来了。
让员工照顾好自己的猴子,而照顾好的前提就是锁定责任,猴子原来在谁的身上,无论有什么变化,它都应该被锁定在原来责任人的身上,不能让责任这只猴子乱跳。
员工能否获得成长,能否变得独立,以及能否承担责任,这才是让员工照顾好自己的猴子的意义所在!
锁定责任,将猴子永远锁定在员工的身上,不仅是对员工自己的成长负责,让他们能够独立,从而不断提升解决问题的能力,同时也是对企业的持续发展负责。
第1章 源源不断的猴子
经常很忙,但是一总结,全是细碎的杂事
每天下班时,包括大多数管理者在内的芸芸众生都会困惑地问:“我今天都做了些什么?”每天下班时,包括大多数管理者在内的芸芸众生都会困惑地问:“我今天都做了些什么?”
管理者的贡献来自于他们的判断力与影响力,而非他们个人投入的时间长短与埋头苦干的程度。
对于非管理者而言,时间管理只是“在较少的时间内做更多事情”的诀窍,主要包括自我管理技巧的改进、自制力提升的秘诀以及自我评估与考评的诀窍。
原则是:做好工作计划,按照计划工作。
管理者必须借着巧妙运用时间管理的内容与时机,尽可能增加自己的可支配时间(这些时间必须用于完成必要的判断)。
“猴子”就是双方谈话结束后的下一个行动步骤。猴子不是问题、项目、计划或机会,猴子只是解决问题、进行项目计划或是投入机会的下一个行动步骤、下一个措施。
老板花钱聘请管理者,便是要他们负责确定正确的人在正确的时间完成正确的事情。
相对于老板与组织,下属可运用的任务层级有5个:(5)独立行动,例行性报告(最高层级)。(4)行动,但需立即请示(意味着报告频率超过例行程度)。(3)提出建议,按照裁断的结果行动。(2)请示要做什么。(1)等待指示(最低层级)。
当下属只是执行任务,其自由层级属于第1级与第2级,他们便犹如芒刺在背。但如果他们的自由层级提升到第3级时,很多正面的事情就会同时产生:你可以人尽其才,他们开始自我实现,他们知道如何拟定与提出想法。而当他们可以向你成功地提出建议时,你对他们的能力就会有信心。
第2章 你是猴子磁场吗?
为什么管理者没时间,下属没事做?
你为什么要听他说?因为你曾经做过他的工作。因为你觉得解决他的问题自己比较行有余力。你对他的问题的熟悉程度远胜过对自己问题的了解;解决他的问题,让你可以从自己的问题中抽身出来放一天假。所以在这些诱惑下,你站在那里看看自己能否帮上他的忙。另外,你的态度非常悲天悯人——你觉得他至少偶尔有权利看着天才(你)如何解决问题,这是他工作上的“红利”。
接受这只猴子的同时,你也自甘成为下属的下属。
为了确定你没忘记这件事,他稍后会把头探进你的办公室,高兴地询问:“事情进行得怎样了,领导?”
工作时,我们的许多下属都会发出很多讯息与报告(通过电子邮件、语音信箱或是影印等),让当管理者的我们被时间追着跑。
第3章 猴子从哪里来?
责任心越强,越容易抓猴子
因为你是个无可救药、患有喜欢扛责任强迫症的人。因为你是个无可救药、患有喜欢扛责任强迫症的人。
你对下属承诺的事情,若无法达成,那就是“延迟”。如果老板希望你做的事情,你没有做到,那可不是“延迟”——后果会严重许多,那是“不服从”。
你将如何摆脱延迟?很简单,抓起所有下属乐意交给你的猴子,如果你什么事情都没做,你的罪名是“延迟”;接着,把它们交给你的下属。如果他们不处理,就是“不服从”。
第4章 谁是猴子的主人?
提出建议,根据和我谈话的内容提出行动方案。
千万记住“猴子”的定义:两人谈话结束时的下一个步骤。
第5章 管理不当的猴子
每一只猴子都意味着时间的消耗。当你对下属说“让我再想一想,之后我再告诉你怎么做”时,你计算过,要花多少时间才能完成那个承诺吗?没有。因为“再想一下”是个不具体、很主观的短语。
当我把他们的猴子全部接收过来时,他们就成了我的监工。他们事实上是在“等待指示”。我的下属已经无法掌握自己的工作时间与内容,他们也不喜欢这样。
我无法进行下一个步骤的原因是,我把时间放在应付老板与公司的要求上。为了完成这些任务,我需要可支配时间,但因为被这些猴子团团缠住,根本无法拥有个人的时间。我真是陷入无法自拔的恶性循环中。
第6章 成为专业驯猴师
如果我把原本计划在周末到办公室加班的事情做完,只会让事情变得更糟糕。
第7章 让猴子跳回主人背上
“我们要怎么解决预算超支的问题?”“删减成本的计划案要怎么进行?”“我们的进度落后了,再过几天怎么来得及拟出进度报告?”“安肯,我们跟大客户之间的问题要怎么处理?”
在他面前,有两个不怎么愉快的行动方案:一是继续在这个游戏中无止尽地轮回,这样将会异常痛苦;另一个方案便是想出办法,这一点也很痛苦。你认为他会觉得哪一种选择比较不痛苦?对,想办法解决。
任何时候,在我帮你解决你的问题时,你的问题绝不能变成我的问题。
“背上的猴子”这个比喻,重点在于将任务从主管背上转移到下属的背上,并让它们乖乖待在那里。
第8章 快乐无比的猴子
“安肯自由量表”中哪一个层级最可能达成自我实现的境界,我确信他会告诉我们:“越往上越有可能。”
“任何你所鼓励的行为,都会受到强化。”
在组织中,我们需要的是能够独当一面,而非事事依赖上司的员工。员工应该能够自动自发,采取必要的行动完成任务。
保证每件任务(猴子)都在下属的背上,当他离开办公室时,主管与下属双方对于自由程度与下次会面的时间、地点要达成共识。后者尤其要牢记约定时间,以确定猴子不至于饿死(成为延迟的受害者)。
如果下属请示你,在他们的工作任务中哪些特定领域该做些什么事,就逻辑推论来看,他们目前正无所事事。
你必须尽可能协助团队成员,但是你的手千万要远离他们的扳机。如果你帮他们扣扳机,那么,谁的打靶技术会日益精进——你?还是他们?进步的人当然是你。
尽可能协助他们,但你的手一定要远离他们的武器。他们将来最终会明白,协助不是一如表面上所称颂的那样。接着,当他们遇到问题时,才会明了他们可以将时间有效地用在找出对策上,而非将宝贵时间浪费在你的办公室里面,试图与一个比自己还笨的人共商对策。
教练的目的在于培养下属自力更生的能力,而自力更生是每个人经过自制、耐性与坚持,才能获得的后天特质。
第9章 喂养猴子的6大规则
喂养猴子的6大规则
规则1:要么喂养它们,要么射杀它们,千万不要让它们被活活饿死。规则2:只要你找到需要喂养的猴子,你的下属就要找出时间喂食它们,但千万不要过量。
你是个多产的猴子分配者。你每天会丢出去1000只猴子。
规则3:按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。
组织实务上的基本原则便是,资深管理者不该在未告知直属下属之前,便绕过下属直接对后者的下属宣布指示,除了攸关生死的情况。
但身为专业管理者,我做了什么?和整件事情相比,运走那个箱子只是小事一桩。因为他们不知道我究竟看到了什么,于是他们就三双眼睛所能看到的每件事情好好地处理一遍,熬夜赶工。他们自动自发地完成了如此多的任务,我根本计算不出这种杠杆效果究竟有多大。另外,他们在完成任务的过程中,学会了要靠自己、准时等这些观念,学会了何谓管理的后续追踪。
我必须把你们召集起来,即使只有一个人犯错。我之所以这么做,是希望确定你们不会有人再做出这种事情。重点就在这里。
规则4:如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下,做出更改,但不被视为延误;事情毫无进展不能作为重新安排喂食时间的借口。
如果毫无进展,我要说些什么?没有事情,我能谈什么?
可分三部分来进行。第一,你可以解释,如果你有进度,现在会是什么状况。第二,你可以解释目前的状况,也就是毫无进展的情况。第三,你再用第一点减掉第二点,谈谈这个得出来的结果。那就是‘无进度’的报告方式,而且我坚持要这样做,因为缺少进展和进展对公司一样重要。
他现在面临两种不愉快的行动方案:一是提出无进度报告,否则就是做点事情。哪件事情会让他觉得好过些?做些事情。当然要做些事情并不让人愉快,但比起一事无成和提出无进度报告,显然做点事情要好多了。两点钟一到,凯斯出现在我的办公室,脸上洋溢着自豪的表情。他说:“嗨,安肯!惊讶吧,我可是有备而来。”这就是所谓人类的动机。
激发动机,给到压力,确定职责
两点钟一到,凯斯出现在我的办公室,脸上洋溢着自豪的表情。他说:“嗨,安肯!惊讶吧,我可是有备而来。”公司总裁不可以重新安排喂食时间。
职责总是以时间为优先,而非准备就绪。
如果不是他们在未曾预期到的重重困难中表现得如此英勇,情势可能更加惨烈,所以,这一点值得列入考虑。
规则5:无论何时,应尽可能面对面地喂养猴子,或者使用电话,绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以适用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。
逻辑清楚,精简,切中要害
“请你把刚才在这里所说的一切提出书面报告,包括你觉得其他相关的事宜。请以不超过一页的篇幅完成,麻烦把它寄给我。”逻辑清楚,精简,切中要害
请你把刚才在这里所说的一切提出书面报告,包括你觉得其他相关的事宜。请以不超过一页的篇幅完成6个常用语:什么,为什么,谁,如何,哪里和何时。
规则5:无论何时,应尽可能面对面地喂食猴子,或者使用电话,绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以适用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。
规则6:超过好几页的备忘录、电子邮件、传真和报告应该在一页的摘要中写清楚,以便展开即时的对话。
后记
- 猴子是双方对话结束时的下一个步骤。猴子不是问题,猴子也不是项目,更不是一项方案,它是在项目、方案与问题中要展开的下一个步骤。这就是所谓的猴子。而对每只猴子而言,总有两个参与者介入,也就是解决者与监督者。
- 当你对下属说“让我想一遍,再告诉你怎么做”时,便已经产生了猴子管理不当的现象。
- 请记住,帮你的下属做事,不是你的职责所在。你职务的真正目的,在于提供动力让其他人发挥所长。我们喜欢称这一点为“照顾与喂养猴子”。这就是授权给下属,妥善管理猴群数量的制度。
- 第一步,你要先决定这只猴子是否值得大家花时间养它。这是一个可行的项目或方案吗?这是一定要完成的事项吗?你应该亲力亲为吗?还是你的下属该做这件事情?或是这根本是别家公司员工该做的事情?每次你遇到猴子,这些都是你应该扪心自问的问题。
- 有些管理者对于分派给下属太多照顾猴子的责任感到忐忑不安。事实上,在建立对员工的信赖时,最大的障碍是来自于你恐惧员工可以独当一面。这也是为什么每只离开你的猴子,你应该授予自由程度的原因。
- 你不能只是一再地将猴子丢给下属,你必须先确定下属有能力管得住猴子。
- 尽可能在下属的处理范围内,给予对等的责任与行动自由,让他们独立工作,但在他们需要你协助喂食时,务必要在他们身边。
- 如果你将猴子交付给了某人,务必要排好追踪的会议时间表。这可以让你将不期而至的干预降至最低,掌控每天的行程。这也是管理猴子和确定它们跟好主人的唯一方法。